Vyhledávání

ČAJ o desáté na téma: Dotace na vzdělávání z fondů EU

V pátek 12.3.2010 jsme se společně s kolegy z HR oddělení různých společností setkali na téma: Dotace na vzdělávání z fondů EU.

Zde několik postřehů od účastníků:

O Čaj na toto téma byl zájem, rozhodli jsme se proto diskuzi rozdělit do dvou skupin.

V obou skupinách jsme narazili na podobná témata a sešli se zde především HR manažeři větších společností. Na začátku jsme si ujasnili, že v současné době je možnost čerpat dotace na firemní rozvoj a vzdělávání z EU ze dvou zdrojů. Žádosti lze podávat ve fondu ESF, které zaštiťuje Ministerstvo práce a sociálních věcí. Tento fond je určen pro větší společnosti se sídlem čí místem působením na celém území ČR kromě Prahy.
Na Prahu se potom vztahuje program OPPA, který je však přizpůsoben menším a středním společnostem a protože většina našich diskutujících měla zkušenosti s fondem ESF, diskuze se spíše orientovala tímto směrem.
Nejprve jsme podiskutovali o podávání žádostí. Diskuze se téměř ihned stočila k agenturám, které poskytují pomoc při vypracování žádostí o grant z EU. Většina zúčastněných měla dobrou zkušenost s agenturami, ale vyskytli se i výjimky. Jedna ze zúčastněných měla negativní zkušenost s tím, že agentura jí nedala příliš prostoru pro vlastní iniciativu a snažila se jí nabízet témata pouze taková, se kterými mají oni sami zkušenosti, bez ohledu na potřeby žádající společnosti.

Další ze zúčastněných využila pomoci při vypracování žádosti konzultantku na živnostenský list. Jednalo se o osobu, která měla již zkušenosti a měla i velkou úspěšnost dle referencí. Konzultantka pomohla projekt připravit a podat žádost. Projekt byl schválen a i nyní je k dispozici pro další konzultace a pomáhá především při přípravě realizace celého projektu.

Všeobecně jsme se však shodli na tom, že agentur, které nabízejí v dnešní době pomoc při vypracování žádosti, je mnoho, a proto je důležité pečlivě vybírat. Rozhodující by měly být právě reference, ne však starší dvou let. Dále pak osobní zkušenost někoho důvěryhodného, doporučení od této osoby je velkou přidanou hodnotou. Může rozhodnout i systém odměn za tuto pomoc. Odměny za tuto službu jsou velmi různorodé, ale záleží na osobní domluvě mezi agenturou a společností, pro kterou se žádost vypracovává.

Sytém vypracování žádosti není jednoduchý a shodli jsme se na tom, že je důležité nenechat se agenturou příliš „manipulovat“. I když žádost samotnou připravuje a zpracovává agentura, pro žádající společnost je důležité, aby si zachovala základní kontrolu nad přípravou žádosti a aby nezůstala  závislá výhradně na informacích a radách agentury. Možnost podívat se na žádost stejně jako všechny podmínky projektu je volně dostupná na stránkách fondu ESF (www.esfcr.cz), případně OPPA (www.oppa.cz). Je zde možnost se zdarma zaregistrovat do programu Benefit7, ve kterém se žádosti vyplňují a v klidu si žádost prostudovat.

Agentury se často snaží přesvědčit zákazníka, aby využil schéma projektu, které mají již dopředu dané. Je to pro ně jednodušší a proto se mnohdy projekty jeden druhému podobají. Mají nějaké IT dovednosti, nějaké jazykové dovednosti a měkké dovednosti. Účastníci se navzájem inspirovali typy, co vše lze do rozvojového projektu kromě zmíněných 3 okruhů dovedností ještě zařadit. Jeden  z účastníků  předeslal, že důležité je, postavit projekt na realitě a především na tom, co opravdu zaměstnanci ke svému dalšímu rozvoji potřebují. Někdy odlišnost od ostatních může hrát v rozhodování výběrové komise velkou roli.

Co se týče termínů schvalování žádostí ze strany ministerstva, účastníci potvrdili dlouhou čekací dobu. Žádosti, které byly podány na podzim loňského roku, jsou nyní ještě stále ve schvalovacím procesu a proto je dobré počítat, že schválení projektu může trvat  6- 9 měsíců. Naopak jedna z účastnic měla zkušenost takovou, že žádost podaná mimo Prahu trvala podstatně méně času - cca 2-3 měsíce.

Pokud je žádost schválena, může dojít i ke krácení částky. Což je vcelku běžná záležitost. Většinou se však již od nikoho z úředníků nedozvíme důvod krácení částek v žádostech.

Komunikace s úřady po přidělení dotace je mnohdy zdlouhavá. Všichni účastníci se shodli na tom, že je to však o jednotlivých lidech. V tomto případě záleží spíše na štěstí, jakého projektového manažera ze strany ministerstva či magistrátu máme přiděleného.

Diskuze se také dotkla výběrových řízení na dodavatele v případě přidělení dotace.
Výběrová řízení se musí uskutečnit při výběru dodavatele na zakázku nad 800.000 Kč (u OPPA je tato hranice nižší – 400.000 Kč). Rozhodnutí pro výběr dodavatele je zodpovědná záležitost a je to zodpovědnost nejen za provedení programu, ale i za zaměstnance, které ke školení uvolňujeme z jejich pracovní činnosti. Vzhledem k tomu, že informace o přidělení dotace je veřejná informace, většina zúčastněných se zasmála tomu, že se na ně ihned po přidělení dotací sesype spousta nabídek možných dodavatelů. Po zveřejnění výběrového řízení na stránkách ESF, případně OPPA (což je povinnost) je toho ještě více. Proto je důležité již dopředu si zodpovědně stanovit kritéria pro výběr dodavatele.

Průběh realizace projektu má na starosti projektový manažer. Tato pozice je zahrnuta již v projektové žádosti a je důležité realisticky odhadnout, kolik času, resp. jak velký úvazek tato práce bude zahrnovat.  Z dotačního programu  je pak hrazena mzda za plný či částečný úvazek pro tyto účely vč. odvodů, ale jen v té výši, jak byla uvedena již v projektové žádosti. Jedna z účastnic má v žádosti také finančního manažera či asistentku projektového manažera. Administraci projektu si lze také nechat provádět dodavatelsky. V současné době tuto službu nabízí aktivně mnoho agentur. 

Na našich Čajích jsme také hovořili o propagaci projektu. Označení všech dokladů, místností, dokumentů, prezenčních listin či hodnotících formulářů předepsaným způsobem je nezbytné a často je předmětem kontroly.

Dobrý typ ze strany jedné účastnic bylo upozornění na to, že je důležité  již dopředu se s dodavatelem dohodnout o jednotných prezenčních listinách a hodnotících formulářích se všemi předepsanými logy ESF, případně OPPA.

Archivace všech dokumentů je až 15 let od ukončení projektu.

Během projektu se vypracovávají monitorovací zprávy každých 6 měsíců, jedna zahajovací a nakonec i závěrečná monitorovací zpráva. V těchto zprávách úřad informujeme o průběhu projektu ale také o změnách v projektu, které je možnost uskutečnit s ohledem na délku trvání projektu.

Někteří účastníci Čaje měli zkušenosti s vypracováním žádostí, někteří již i s přidělením dotace, někteří rovněž s průběhem výběrových řízení na dodavatele. Někteří přišli získat více informací, někteří se přišli rozhodnout, zda vůbec budou o dotaci žádat.

Věřím, že diskuze byla přínosem pro všechny zúčastněné.